5 pasos para crear un programa de capacitación eficaz en el trabajo

Es muy importante que exista un programa de formación para empresas que pueda ser realmente efectivo. Hoy en día hasta el 40% de los empleados que reciben una capacitación deficiente en su trabajo se terminan licenciando durante el primer año, suponiendo un coste para la empresa cuando estos se van.

De esta forma, la capacitación en el trabajo es vista como una inversión de tiempo y dinero, pero es una inversión que se hace en los trabajadores, que son uno de los activos más importantes de la empresa.

¿En qué consiste la capacitación en el trabajo?

La capacitación en el trabajo, también vista como OJT, consiste en la creación y aplicación de un programa creado para ayudar a los empleados a que adquieran conocimientos que les permitan mejorar su rendimiento laboral.

De esta forma, puede ser vista como una formación en la que los empleados tienen que utilizar todos los recursos que tienen disponibles en el área de trabajo para poder aprender al mismo tiempo que forman parte del entorno de trabajo laboral diario.

Generalmente, la capacitación interna puede ser dada por los gerentes, el equipo de Recursos Humanos y otros compañeros de trabajo que cuenten con más experiencia y/o conocimientos.

Pasos para crear un programa de capacitación en el trabajo

Ahora vamos a explicar los 5 pasos para crear un programa de capacitación en el trabajo siguiendo el modelo ADDIE, el cual ha mostrado ser especialmente efectivo para poder crear el programa de formación desde cero.

Este método consiste en los siguientes puntos:

·         Análisis: se deben de evaluar las necesidades de los empleados para que estos puedan realizar su trabajo de una forma más efectiva.

·         Diseño: es necesario determinar cómo se llevará a cabo el programa de capacitación.

·         Desarrollo: se establecen los materiales, recursos y los métodos usados durante la capacitación.

·         Implementación: Es necesario decidir quiénes, cuándo y cómo se implementará el programa de capacitación en el área de trabajo.

·         Evaluación: una vez implementado, se recomienda recibir comentarios para poder saber si la capacitación realmente es eficaz y está satisfaciendo las necesidades de los trabajadores.

Estas son las razones por las que el método ADDIE ha mostrado ser muy efectivo y se ha implementado en una gran cantidad de empresas.

Estos son los pasos que debes de seguir para poder implementar un programa de formación en el trabajo:

1.- Analizar a los trabajadores y los conocimientos o habilidades que necesitan

Lo primero que se tiene que hacer para poder crear un programa que realmente sea efectivo se debe de comenzar respondiendo a estas preguntas:

·         ¿Qué necesito de mis trabajadores?

·         ¿Qué conocimientos necesitan tener mis empleados?

·         ¿Qué conocimientos ya tienen mis empleados?

·         ¿Cómo pueden aprender mejor los trabajadores?

·         ¿Qué es lo que esperan de la formación los trabajadores?

·         ¿La empresa tiene personas cualificadas para dar la capacitación?

·         ¿Qué tipo de formación es la que mejor se ajusta a las necesidades actuales?

Además de las preguntas anteriores, también es muy importante tener claro cuáles son los objetivos de la empresa a largo plazo. Es decir, ¿buscas trabajadores productivos? ¿trabajadores leales? ¿cumplir los objetivos estratégicos?

Generalmente la capacitación suele aplicarse en las siguientes áreas:

·         Tecnología: los empleados son capacitados para poder aprovechar al máximo lo último en tecnología. Esto es emocionante y puede terminar generando una gran lealtad en la empresa.

·         Sistemas de comunicación: ¿la empresa cuenta con un sistema de comunicación complejo o uno vago? Se suele buscar la simplificación del sistema para que pueda funcionar mejor.

·         Límites laborales: es importante que los trabajadores tengan claro cuáles son sus límites laborales o si hay una falta en dichos límites.

2.- Diseñar y crear el programa de formación

El siguiente paso para crear el programa de formación es establecer el formato y los materiales que mejor se adaptan a la empresa y a sus distintas áreas de trabajo. Se pueden crear programas estructurados, se puede aplicar tutoría o incluso se puede crear un aula.

Hoy en día, los programas de capacitación estructurados en el trabajo son los más básicos y suelen ser muy útiles para aquellos trabajadores que suelen realizar tareas que son repetitivas, como suele suceder dentro del sector industrial.

Pero si se realiza un trabajo más fluido, entonces será necesario que el capacitador realmente sea un maestro que esté capacitado. Además, no todos aprenden de la misma forma, por lo que se puede aprender de distintas formas:

·         Haciendo tareas o simulaciones

·         Participando en actividades o juegos

·         Realizando actividades independientes como exámenes o lectura

·         Asistiendo a seminarios y conferencias

3.- Desarrollar el programa de formación con los materiales necesarios

Una vez que se haya establecido cómo se llevará a cabo el programa de capacitación, lo siguiente será encontrar los materiales adecuados para desarrollar el esquema y los distintos objetivos planteados en la capacitación.

Los materiales de capacitación se pueden encontrar en:

·         Una base de datos de conocimientos

·         El manual de la empresa

·         Universidades con programas relacionados

·         Administración de Pequeños Negocios

·         Programas de extensión

·         El departamento de trabajo

·         Recursos online y recursos industriales

¿Con qué frecuencia se aplicará la capacitación?

Lo más común es que la capacitación se lleve a cabo de forma periódica a lo largo de la carrera laboral de un empleado. La capacitación se puede realizar en los siguientes escenarios:

·         Trabajar en una línea de fábrica

·         Aprender a contestar mejor a los clientes

·         Conocer las políticas de la empresa

·         Aprender a completar informes financieros de gastos comerciales para realizar reembolsos

·         Realizar cursos de actualización sobre la formación en el trabajo

·         Aprender a hacer actualizaciones en sistemas de comunicación

4.- Implementar a los capacitadores indicados

Para que el programa de capacitación realmente pueda cumplir sus objetivos es necesario estar seguro de que se cuenta con las mejores personas para realizar la capacitación.

Incluso suele ser muy recomendado subcontratar la formación y usar a un coordinador interno de la empresa que sea quien se encargue de la formación. Esto puede ser de gran ayuda cuando no se cuenta con los recursos necesarios para poder realizar una capacitación efectiva.

5.- Evaluar las opiniones de los trabajadores

¿Cómo puedes saber si la capacitación es efectiva? Una de las mejores formas es tener en cuenta la opinión y los comentarios de los trabajadores. Para ello, se recomienda realizar una encuesta.

Por medio de una encuesta bien planificada y anónima los trabajadores deben de poder dar su opinión sincera sobre la capacitación. Se recomienda que den su opinión inmediatamente después de empezar y varios meses después de seguir el programa de capacitación.

También es importante supervisar la retención de los empleados, además de que también se debe de tener cuidado para analizar si mejora el desempeño de los trabajadores. 

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